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采购人你需要做到这三点

发布时间:2018-06-06 浏览次数:136

       平时经常听到采购人说到时间不够用,每天的事情都做不完,加班是家常便饭。各位采购人是否同样感受到,每天开会占用大把时间,一天到晚在等审批,采购审批牵涉部门多,效率特别低,一份合同可能要签上10个人,线上和线下同步跑流程,重复工作。工作中邮箱、电话、微信、QQ 、OA等沟通工具齐上阵,一个项目至少一到两个群,加上其他工作群,少则有一二十个群,多则上百个工作群。大大小小的事情处理完之后就没有多少自己规划的时间了,真正的供应商开发与管理,成本数据分析,行业信息的了解,采购内部重点事项规划及流程梳理的时间就所剩无几了。
       这一系列的问题同样困扰着大部分采购人——为什么每天都那么忙,还是没把事情做好呢?工作不过是解决问题。如何提高采购工作效率,一是采购人本身对时间的管理,二是公司具体操作流程的优化,三是办公业务系统化。
        1. 采购人本身对时间的管理
        美国首屈一指的个人成长权威人士博恩.崔西的《时间的力量》一书中指出:“每一个有效执行源自每日任务清单”?!渡疃裙ぷ鳌返淖髡呖ǘ?纽波特给出了一个答案:高质量产出=时间*专注度。每日任务清单+专注度至少可以让工作做的井井有条,紧急重要的事情优先安排,也不用担心今天还有什么事忘记做了。

时间管理最著名的就是紧急-重要四象限法:

 
        2.  公司具体操作流程的优化
       简化统一沟通及信息传递方式,重要事项或带附件文档保留电子邮件,通过搜索,可以随时、瞬间调取历史邮件,提高沟通效率。项目类工作组建沟通群,项目人员及时共享项目信息。其他紧急事项直接电话沟通。具体沟通方式需依据公司大环境统一定,原则是要统一,最好不要超过三种沟通方式。
       内部推动构建稳定的周计划,预测、计划、下订单、排产、出货,保证每周模式差不多,有稳定计划后续工作开展起来就顺畅,外加绩效考核,各岗位都推着做好自己的工作。
       领导的工作就是帮员工扫除障碍,梳理各流程中存在人不足,让员工能预留更多的时间自我调配。
        3.  办公业务系统化
        提高采购工作效率,系统化是很大的因素。
       维护好系统,采购的任何操作,系统都有记录,解决了大多数手工类问题,电子化数据记录,也避免了其他部门不联动的问题,有权限的情况下可以调取各部门的数据。
       财务付款也走ERP,按规定时间付出去,不然影响财务的KPI。
       我们能及时做好的是第一点,做好这一点也可以提高25%的工作效率,第二第三点需要公司及领导的支持,但更需要执行者人建议与推动。

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